农业行政执法档案是农业行政执法的重要依据和凭证，是农业行政执法活动的真实记录，是积累办案经验和进行业务交流的工具。为了规范农业行政执法档案管理，确保农业行政执法部门依法行政和行政执法责任制的落实，2005年、2006年连续两年，省农牧厅在全省开展了农业行政执法案卷检查和评比活动，针对检查中发现的问题，根据《中华人民共和国档案法》、农业部《农业行政执法文书制作规范》，我们制定了《青海省农业行政执法文书档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。

                        二00七年八月二十四日

青海省农业行政执法文书档案管理办法

    第一条 为推进农业行政执法文书档案管理工作的科学化、规范化、系统化建设，进一步指导我省农业行政执法工作，根据农业部《农业行政执法文书制作规范》，结合本省实际，制定本办法。
    第二条农业执法文书是指农业行政执法部门在依照有关法律、法规、规章和其它规范性文件处理农业行政执罚案件过程中所制作的具有法律效力或法律意义的文书的总称。
    第三条 农业行政执法文书归档是指农业行政处罚案件终结后，案件调查人员填写行政处罚结案报告，并将全部案件材料装订成册，立卷归档的行为。
    第四条 农业行政执法机构应当指定专人分管行政执法档案工作。
农业行政执法档案管理人员应当按照《中华人民共和国档案法》、农业部《农业行政执法文书制作规范》等有关法律、法规、规章规定，负责本单位各类行政执法文件材料的收集，整理和归档工作，并接受本单位档案管理人员的检查与指导。
    第五条 农业行政执法档案归档范围：
    （一）本单位记录和反映农业行政执法工作活动并具有保存价值的农业行政监督检查文件材料；
    （二）农业行政许可文件材料；
    （三）农业行政处罚文件材料；
    （四）上级农业行政执法文件等。
    第六条 农业行政执法档案应当按照下列要求整理组卷：
    （一）档案案卷应当按照一案一卷进行组卷，材料过多的，可一案多卷，简易程序案卷可以多案合并组卷。
    （二）卷内案件文件材料要齐全、完整，无重份或多余的材料。排列顺序执行农业部《农业行政执法文书制作规范》第四章第四十条规定。
    录音、录象等依据材料应当放入证据袋中，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。
    （三）案卷内文件材料的载体和书写材料应当符合耐久性要求。不能有热敏纸，禁止有“三色笔”即铅笔、圆珠笔、红或纯蓝墨水笔书写的字迹。
    （四）案卷应当有案卷封皮、卷内目录表和备考表。卷内目录所填内容与卷内材料相符，打印或用碳素笔书写。
    （五）卷内文件材料用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号，文件材料无论单面或双面，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。
    （六）案卷应采用三孔一线的方法装订，文件材料上的订书钉等金属物要拆除。装订线外有字迹的文书材料或破损的文书材料以及照片、小页纸应当用A4纸托裱；过大纸张要折叠；字迹难以辨认的材料，要附上抄件。
    第七条 各类执法文件材料均应在结案后一个月内归档，并将当年结案后整理完毕的案卷按照规定程序，在次年3月份前向机关综合档案室移交，并办理档案交接登记手续。
    第八条 农业执法档案管理期限：
    （一）农业行政监督检查档案保管期限为5年；
    （二）农业行政许可档案的保管期限为定期，一般保管到申请单位歇业满2年后；
    （三）农业行政处罚档案的保管期为定期，其中：简易程序行政处罚档案保管期限5年，一般程序行政处罚、行政复议、行政诉讼等档案保管期限为15年。
    第九条 各类农业行政执法档案的鉴定、销毁应当经单位领导审核同意，并编制销毁清册，存档备查。
    第十条 因正当原因查阅或复印、移送执法文书档案的，须经行政执法机构负责人批准，并由档案管理员办理有关手续。
    第十一条 涉及国家重要机密、商业秘密和个人隐私的执法文书档案要重点保存，非经行政处罚机关负责人批准，不得借阅、复印或转移。
    第十二条 档案管理人员应当严格管理，因办案人员或档案管理员保管不当而造成执法文书档案丢失或损毁的，视情节给予行政处分。
    第十三条 各级农业行政执法部门应当把执法文书档案管理工作作为行政执法考评内容之一，每年不定时地进行农业行政执法案卷评查活动，促进执法文书的规范化管理。
    第十四条 本办法由青海省农牧厅负责解释。
    第十五条 本办法自印发之日起执行。